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在早期的档案案卷目录与文件目录中，有相当一部分是用字处理软件Word或WPS，采用“套打”的方式直接打印在印刷好的案卷目录或文件目录上。如今在建立机读档案案卷目录数据库与文件目录数据库时，往往要将这些目录重新输入数据库，费工、费时、费力。这里向大家介绍一种利用字处理软件Word 2003自带的“转换工具”，将文本转换成可导入数据库的目录数据方法。 第一步：将“套打”的目录文件中的文本文 件在“Word 2003”中，按“条”分段。每一条 目录的每一个著录项问用“，”号分开(注意必须 用半角“，”号)。著录项内没有内容的同样要用 “，”号分开。将目录文本文件排成下列格式： 顺序号，文号，责任者，题名，日期，页号，卷号 第二步：将排好的文本文件全部抹黑“选 中”。 第三步：在Word 2003中的【表格】菜单下，选 择【转换】命令级下的【文本转换成表格1命令。 第四步：在“文本转换成表格”对话框的 “自动调整”操作下，选择“根据内容调整表格” 项。然后选择“确定”按钮。 第五步：将上表“全选”后“复制”，直接 “粘贴”到“Excel 2003”中，就能生成可直接导 入数据库的目录数据。 使用这种方法可以将已有文本目录方便地转 换成可导入数据库的数据，也可以用这种方法多人 同时用多台计算机进行文本录入，而后再经统一转 换后导入相应的数据库。对于非“套打”的Word 格式的目录文件，可直接采用第五步的方法，转换 成可导入数据库的数据。 说者要熟悉解说词，基本上要达到看着操作者的操 作说，尽可能不照着“脚本”念。拍摄者要根据拍 摄内容和环境条件，选择拍摄场地、时间，设定拍 摄位置、拍摄角度、拍摄距离与画面中心。 3拍摄 第一次拍摄，可以不实拍，只是全体参加拍摄 的人员，按实际拍摄的过程进行一次全程演练，也 叫“走一遍”。在这个过程中，要注意操作者、解 说者、拍摄者几人之间的协调配合。 走过一个全程后，就可进行拍摄了。通常情况 下，拍摄时由操作者下达“开始”口令，拍摄者在 听到“开始”口令后开始进行拍摄。拍摄者要选择 一个可以拍摄操作者全部操作过程的位置，尽可能 不移动位置。在试拍过程中，镜头移动时，画面中 心要保持在操作者操作的中心，要避免逆光和操作 者的肢体遮挡。 解说者在听到“开始”口令后，略停数秒再开 始解说。要注意操作者的操作进程适时进行解说， 不能抢先，也不能拖后。解说者的位置要选择在画 面之外，距拍摄者较近的地方。如果进入拍摄画面 会破坏视频的主题，干扰观众的观看；如果距离拍 摄者过远，声音录制效果就会比较差。录制时要注 意音量的大小。 操作者在听到分步解说词的第一句时开始分步 操作，并按事先演练好的操作程序进行实际操作。 操作时要保持或略慢于正常工作时的节奏，以保证 观众清楚地看到操作的全部过程与细节。 每次拍摄完成后，大家可以一起观看拍摄的结 果，并根据拍摄的结果，进行协调性调整。 经过数次拍摄，将感觉比较满意的拍摄结果选 择出来保留，就完成了一个档案工作视频的拍摄过 程。 |
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