档案双重价值在档案不同鉴定阶段中的体现

档案双重价值在档案不同鉴定阶段中的体现

张敏

摘要:本文主要内容有两个，一是根据文件生命周期理论，说明了档案鉴定的三个阶段，二是根据“档案双重价值鉴定”标准，阐述了作者对档案不同鉴定阶段中双重价值鉴定的认识。

关键词：文件生命周期理论,第一价值,第二价值

档案鉴定是档案工作中的难点，也是档案管理工作诸环节中最薄弱的，我国档案鉴定工作开展的情况并不理想，对于我们来说，正确认识当前档案鉴定工作中的问题，了解不同阶段档案价值的体现，对开展档案鉴定工作有其现实意义。无忧论文网http://www.wypaper.com

一、档案鉴定的三个阶段

美国档案学家谢伦伯格提出的“文件双重价值”理论认为，成为公共档案的文件有两种类型的价值，对于形成机关的第一价值（又称原始价值），对于其它机关或个人利用者的第二价值（又称重属价值）。第一价值是档案形成者积累和保存档案的主要动力，第二价值是重要档案最终要归档案馆保存或由国家、社会统一管理的原因之一。根据文件生命周期理论，在文件的整个生命运动过程中，这两种价值形态不是固定不变的，而是在文件从形成到 销毁或者永久保管的完整生命过程中不断地进行着有规律的变化，，即第一价值逐步递减，第二价值逐步递增，最终实现第一价值向第二价值的转化。

从文件运动的四阶段理论来分析，第一价段，文件的办理形成阶段，以文件的正式签署或者类似的赋于其法律效力的手续为标志，第二阶段，文件的现行阶段，文件在法律上正式生效后或接收到立卷。当这一阶段即将结束时，文件面临第一次选择，那些不属于立卷归档范围内的文件被剔除，立卷归档是文件向档案转化的标志。第三阶段，文件的安全保存阶段，档案室是这一阶段的保管机构。第四阶段，文件的永久保存阶段或历史阶段，此时文件已普遍进入档案馆保存。在文件生命周期的四阶段中，第二、三、四阶段为档案阶段。

根据文件运动的四个阶段，我国将档案的鉴定工作通常分为三个阶段，第一个阶段，是在文件立卷归档之时，由机关文书处理部门或业务部门，对文件是否能转化为档案进行“资格审查”，对归档文件确定保管期限并据此立卷，对没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁，因此，第一阶段是判定哪些文件可以转化为档案。第二个阶段，是在基层档案室阶段，当案卷保管期满后，需要对保管期满的档案进行存毁鉴定，并按期进行档案入馆鉴定，决定哪些档案应移交档案馆，对无继续保存价值的档案进行销毁。第三个阶段是在档案馆阶段，在国家档案馆阶段，需在进行档案的开放鉴定；地级、县级档案馆还同时接收立档单位长期保存的档案，需对接收的长期档案进行存毁鉴定，对保管期限不当的档案进行调整，对所接收的一些撤消单位的档案，进行价值再鉴定或者全面鉴定。

二、对“双重价值鉴定”标准的认识

以档案双重价值鉴定标准来看，在档案鉴定的三个阶段中，都存在第一价值和第二价值的鉴定。在第一阶段，机关文书处理部门或业务部门往往能准确把握文件的行政管理价值、法律价值、财务价值，科技价值，但对文件的第二价值认识往往会受知识面和工作面的限制，很难从长远的社会需求角度出发准确地把握住文件的第二价值，而第一阶段的鉴定在整个鉴定工作中的意义非常重大，如果在第一阶段错误地销毁不该销毁的文件，其损失将无法挽回。文件归档转化为档案后，档案的鉴定进入第二阶段，根据档案价值的扩展律 ，很多档案在形成之初主要发挥行政作用或业务方面的作用，随着现行期的结束，档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面，这就要求档案室的鉴定人员必需有长远的眼光，全面把握档案价值的多元性，根据实际情况，从各个方面确定其价值，否则，同样会犯第一阶段可能犯的错误。在鉴定的第三个阶段，既要考虑社会的利用需求，又要避免开放的档案对立档单位的工作业务可能产生的负面影响，同时还在考虑档案价值的相对性，如在一个全宗里，个别档案孤立地看并不重要，但在这个全宗中却十分重要，因为它能反映出立档单位的一些情况，相反，个别档案孤立地看似乎很重要，但在这个全宗中，已有更重要的同类档案存在，这就要求档案馆的鉴定人员不仅要从来源、形式、内容方面考虑，还要了解立档单位的整体状况，才能准确地判断档案的价值。同是档案双重价值鉴的原则，但在不同的鉴定阶段，会因为鉴定主体的因素而产生不同的效果，文件第一价值和第二价值鉴定标准对档案工作者来说，要有很高的分折问题的能力和丰富的知识底蕴，比如，利用者的类型是多方面的，如历史学家、经济学家、政治学家、社会学家、家谱学家和文物工作者，因此,档案鉴定主体在评判文件的第二价值时，必须考虑每种利用的重要性。

在我国目前档案价值鉴定体系中，没有将第一价值和第二价值鉴定的权限分开，每个阶段都存在第一价值和第二价值的判断。我国档案鉴定中，大量的、基础的、常规的工作是在基层单位的文书处理部门及档案室完成的，大部分档案的生死存亡主要由非专业的或不熟悉档案第二价值的人员决定，而档案馆批量的档案鉴定工作由档案馆会同有关部门和专家组成临定委员会主持进行，鉴定委员会的组面人员基本上都是临时抽调的，并不固定，而且牵涉到的人员和单位较多，所以档案馆的鉴定工作并不是经常开展的，根据我国目前现状，如果将第二价值的鉴定权交给机关文书处理部门或业务部门和档案室，必将造成一些不利后果，因此在三个阶段中把握第一价值和第二价值的鉴定，除了在我国现行的档案价值鉴定体系基础上，全面提升鉴定人员的素质外，有学者认为，应将第二价值的鉴定权从机关文书处理部门或业各部门和档案室手中收回，交给档案馆的专职人员去做。